Mitarbeiterin arbeitet im Büro mit Headset, Computer und moderner Telefonanlage.© Cloud-Telefonanlage im modernen Büro

Cloud-Telefonanlage für Unternehmen: Lohnt sich der Wechsel?

Viele Unternehmen nutzen noch eine klassische Telefonanlage, die vor Jahren im eigenen Gebäude installiert wurde. Solange sie funktioniert, scheint es zunächst keinen Grund für einen Wechsel zu geben.

Probleme entstehen häufig erst, wenn neue Arbeitsplätze eingerichtet, Homeoffice-Mitarbeiter angebunden oder zusätzliche Standorte integriert werden sollen. Ersatzteile, Wartung und Erweiterungen können bei älteren Anlagen ebenfalls schwierig werden.

Eine Cloud-Telefonanlage kann solche Strukturen vereinfachen. Sie ist jedoch nicht automatisch für jedes Unternehmen günstiger oder besser. Entscheidend sind die vorhandene Technik, die Zahl der Arbeitsplätze und die Anforderungen an Erreichbarkeit und Ausfallsicherheit.

Was ist eine Cloud-Telefonanlage?

Bei einer klassischen Telefonanlage befindet sich die zentrale Technik meist direkt im Unternehmen. Telefone, Nebenstellen und Rufnummern werden über diese lokale Anlage verwaltet.

Bei einer Cloud-Telefonanlage wird die zentrale Telefoniefunktion in einem Rechenzentrum betrieben. Die Telefone oder Anwendungen im Unternehmen verbinden sich über das Internet mit diesem System.

Die Telefonie basiert dabei in der Regel auf Voice over IP, kurz VoIP. Sprache wird nicht mehr über eine separate klassische Telefonleitung, sondern über IP-Netze übertragen. Die Bundesnetzagentur beschreibt die Verwendung des Internetprotokolls als wesentliches Merkmal moderner Telekommunikationsnetze.

Welche Funktionen bietet eine moderne Telefonanlage?

Eine Cloud-Telefonanlage kann deutlich mehr als eingehende Anrufe an einzelne Apparate weiterzuleiten.

Je nach System stehen beispielsweise folgende Funktionen zur Verfügung:

  • zentrale Firmenrufnummern

  • persönliche Durchwahlen

  • Rufgruppen für Abteilungen

  • Warteschleifen und Ansagen

  • Zeitsteuerungen für Öffnungszeiten

  • Weiterleitungen auf andere Arbeitsplätze

  • Voicemail und Anrufbeantworter

  • Telefonie über Computer oder Smartphone

  • Einbindung von Homeoffice-Arbeitsplätzen

  • gemeinsame Telefonbücher

  • Besetztanzeigen und Präsenzinformationen

  • Statistiken zu eingehenden und ausgehenden Anrufen

Die Funktionen lassen sich meist über eine zentrale Benutzeroberfläche verwalten. Neue Mitarbeiter oder Nebenstellen können dadurch häufig schneller eingerichtet werden als bei einer älteren lokalen Anlage.

Telefonieren im Büro, unterwegs und im Homeoffice

Ein wesentlicher Vorteil liegt in der flexiblen Nutzung. Mitarbeiter können ihre geschäftliche Rufnummer nicht nur am Schreibtisch verwenden.

Je nach Konfiguration ist die Erreichbarkeit möglich über:

  • ein festes IP-Telefon im Büro

  • eine Anwendung auf dem Computer

  • eine Smartphone-App

  • ein Telefon im Homeoffice

  • eine Weiterleitung auf ein Mobiltelefon

Für Kunden bleibt dabei die gewohnte geschäftliche Rufnummer sichtbar. Private Mobilfunknummern müssen nicht veröffentlicht werden.

Das kann vor allem für Unternehmen mit Außendienst, mehreren Standorten oder wechselnden Arbeitsplätzen sinnvoll sein.

Können bestehende Rufnummern übernommen werden?

In vielen Fällen lassen sich vorhandene Rufnummern zu einem neuen Anbieter übertragen. Die sogenannte Rufnummernportierung muss jedoch rechtzeitig geplant werden.

Vor dem Wechsel sollte geprüft werden:

  • Welche Rufnummern werden aktuell verwendet?

  • Gibt es einzelne Durchwahlen oder Rufnummernblöcke?

  • Welche Nummern sind auf Webseiten und Geschäftsdokumenten veröffentlicht?

  • Wann endet der bisherige Vertrag?

  • Welche Kündigungs- und Portierungsfristen gelten?

  • Werden noch Faxgeräte, Türsprechanlagen oder Alarmtechnik genutzt?

Gerade ältere Faxgeräte, Aufzüge, Alarmanlagen oder Türsysteme können nicht immer ohne Weiteres auf eine neue IP-basierte Umgebung umgestellt werden.

Solche Komponenten müssen vor der Umstellung vollständig erfasst werden. Ein vorschneller Anbieterwechsel kann sonst dazu führen, dass einzelne Systeme anschließend nicht mehr funktionieren.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

Da die Telefonie über die Netzwerk- und Internetverbindung läuft, muss diese zuverlässig funktionieren.

Wichtige Voraussetzungen sind:

  • ein stabiler Internetanschluss

  • ausreichend Bandbreite

  • ein sauber eingerichtetes Unternehmensnetzwerk

  • geeignete Router, Switches und Telefone

  • priorisierte Übertragung von Sprachdaten

  • eine abgesicherte Konfiguration

  • ein Konzept für Störungen und Stromausfälle

Die reine Geschwindigkeit des Internetanschlusses ist dabei selten das größte Problem. Wichtiger sind eine gleichmäßige Verbindungsqualität und eine korrekt konfigurierte Netzwerkinfrastruktur.

Wenn Sprachdaten im Netzwerk nicht priorisiert werden, können größere Downloads oder Datensicherungen die Gesprächsqualität beeinträchtigen.

Was passiert bei einem Internetausfall?

Ohne funktionierende Internetverbindung können die Telefone am Unternehmensstandort die Cloud-Telefonanlage unter Umständen nicht erreichen.

Deshalb sollte vor der Umstellung geklärt werden, wie Anrufe bei einer Störung behandelt werden. Mögliche Lösungen sind:

  • automatische Weiterleitung auf Mobiltelefone

  • ein zweiter Internetanschluss

  • Mobilfunk als Ersatzverbindung

  • redundante Router oder Netzwerkkomponenten

  • alternative Erreichbarkeit wichtiger Abteilungen

Eine Cloud-Telefonanlage ist nicht automatisch ausfallsicher. Die Ausfallsicherheit entsteht erst durch eine passende technische Planung.

Ist eine Cloud-Telefonanlage günstiger?

Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Cloud-Telefonanlagen werden häufig pro Nutzer, Nebenstelle oder Funktionsumfang monatlich abgerechnet.

Dadurch entfallen hohe einmalige Anschaffungskosten für eine große lokale Telefonanlage. Gleichzeitig entstehen dauerhaft laufende Kosten.

Bei der Bewertung sollten Unternehmen deshalb nicht nur den monatlichen Grundpreis vergleichen. Relevant sind auch:

  • Kosten für Telefone und Headsets

  • Einrichtungs- und Portierungskosten

  • Gesprächskosten

  • benötigte Zusatzfunktionen

  • Wartung und Support

  • Laufzeiten und Kündigungsfristen

  • Kosten für zusätzliche Rufnummern

  • Anpassungen am Netzwerk

  • benötigte Ersatzverbindungen

Für kleinere und wachsende Unternehmen kann die monatliche Abrechnung gut planbar sein. Bei sehr großen oder speziellen Telefonieumgebungen kann eine lokale oder hybride Lösung weiterhin wirtschaftlich sinnvoll sein.

Für welche Unternehmen lohnt sich der Wechsel?

Eine Cloud-Telefonanlage ist besonders interessant, wenn:

  • mehrere Standorte verbunden werden sollen

  • Homeoffice regelmäßig genutzt wird

  • Mitarbeiter häufig unterwegs arbeiten

  • neue Arbeitsplätze schnell eingerichtet werden müssen

  • die bestehende Anlage nicht mehr erweitert werden kann

  • Ersatzteile oder Wartung zunehmend teuer werden

  • einheitliche Rufnummern und Telefonbücher gewünscht sind

  • die bisherige Anlage keine modernen Funktionen bietet

Kein akuter Wechselbedarf besteht, wenn eine vorhandene Anlage zuverlässig arbeitet, alle benötigten Funktionen bietet und weiterhin technisch betreut werden kann.

Eine funktionierende Telefonanlage nur wegen des Begriffs „Cloud“ auszutauschen, ist wirtschaftlich nicht sinnvoll.

Welche Lösung passt zum Unternehmen?

Vor einer Entscheidung sollte zunächst die vorhandene Telefonie aufgenommen werden. Dazu gehören alle Rufnummern, Geräte, Leitungen, Abteilungen, Weiterleitungen und Sonderfunktionen.

Anschließend lässt sich prüfen, ob eine Cloud-Telefonanlage, eine lokale IP-Telefonanlage oder eine Kombination aus beiden Systemen die bessere Lösung ist.

Wichtig ist, nicht nur den aktuellen Zustand abzubilden. Die Anlage sollte auch geplante Standorte, zusätzliche Mitarbeiter und veränderte Arbeitsmodelle berücksichtigen.

Beratung und Einrichtung durch NetCommunity

NetCommunity unterstützt Unternehmen in Görlitz und der Region bei der Planung und Einrichtung moderner Telefonielösungen.

Wir prüfen Ihre vorhandene Telefonanlage, erfassen Rufnummern und angeschlossene Geräte und entwickeln eine passende Lösung. Dabei berücksichtigen wir auch Netzwerk, Internetanschluss, Homeoffice, mobile Arbeitsplätze und mögliche Ausfallszenarien.

Sie möchten wissen, ob sich der Wechsel auf eine Cloud-Telefonanlage für Ihr Unternehmen lohnt? Wir vergleichen die Möglichkeiten und zeigen Ihnen offen, ob eine Umstellung sinnvoll ist oder die vorhandene Anlage zunächst weiterbetrieben werden kann.

 

Autor: Mario Förster

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